DataToDocの紹介
DataToDocは、スプレッドシートからの構造化されたデータを、フォーマット済みのドキュメントに変換するためのGoogle Docsアドオンです。Google Sheets、Excel、CSVファイルと連携することで、ユーザーはデータ入力をもとに個別のGoogle Docsまたはダウンロード可能なWord（DOCX）ファイルを生成できます。このツールは、請求書、レポート、契約書、証明書など、標準化された文書を頻繁に作成する必要がある専門職の方々に特に適しています。
本製品は、教育、法務、財務、建設、小売、非営利団体などの分野で働く個人やチームを対象としており、手動でのデータ入力なしに一貫性のある印刷可能な文書を必要とする業務に活用されます。テンプレートが動的にデータを取得・整理するため、繰り返しのフォーマット作業を排除し、文書作成プロセスの正確性を保ちながら時間を節約できます。
主なポイント
- 単一のスプレッドシート内の複数シートからデータを取得可能
- テンプレート内でカスタムデータ範囲の定義とフィルター適用が可能
- 文書のフォーマットとレイアウトを完全に制御可能
- 簡単なハッシュタグ形式（例：#field_name#）で動的コンテンツを挿入可能
- 単一テンプレートを使用してスプレッドシートごとに1つの文書を生成
- Google WorkspaceおよびGoogle Driveと完全互換
- Google Docs形式およびMicrosoft Word（DOCX）形式の両方でのエクスポートに対応
DataToDocの仕組み
ユーザーはまず、Google Workspace MarketplaceからDataToDocアドオンをインストールします。インストール後、Google Docsの「拡張機能」メニューから利用可能になります。次に、Google Doc内にテンプレートを作成し、#field_name#のようなプレースホルダーを挿入して、元のスプレッドシート内のデータ項目を表します。
その後、テンプレートをGoogle Sheet、Excel、またはCSVファイルにリンクさせ、特定のシートと列を選択し、必要に応じてフィルターを適用して関連する行または値のみを含めるように設定します。実行時には、DataToDocが定義されたパラメータに従って各行またはデータセットを処理し、それぞれに対して個別の完全フォーマット済みの文書を生成します。生成されたファイルはGoogle Driveに保存したり、DOCX形式でダウンロードしてオフラインで使用したりできます。
主な利点と用途
DataToDocは、表形式のデータを構造化されたテキストや正式な文書に変換するさまざまな実用的な用途に対応しています。一般的なユースケースには、複数のデータソースからKPIやパフォーマンス指標を取得してクライアント別レポートを作成する、成績やコメントとともに生徒の進捗報告書を作成する、提供したサービスの明細付きで詳細な請求書を作成するなどが含まれます。
また、物件管理において家賃支払い記録やメンテナンス履歴を追跡したり、研究環境で実験結果を含むラボレポートを作成したり、非営利組織が計画額と実績額を比較した助成金報告書を作成するのにも使用されます。その他の用途としては、予算概要、イベント企画資料、在庫管理、販売分析、および個別宛名付きの手紙や証明書の作成があります。文書の美的品質を損なうことなく複雑なデータ関係を扱えるため、大量かつカスタマイズされた文書作成を必要とするあらゆるワークフローに適しています。
