DoxBoxの紹介
DoxBoxは、財務文書に特化したドキュメント管理システムです。自動請求書管理、領収書のスキャンおよび光学文字認識（OCR）機能、および経費追跡機能を提供します。このプラットフォームは、中小企業、フリーランス、会計士など、請求書・領収書などの財務関連文書を構造化された方法で管理する必要があるユーザーを対象としています。手動での整理や汎用ファイルストレージに依存することなく、効率的な処理を実現します。
一般的なファイルストレージツールとは異なり、DoxBoxは財務文書のワークフローに特化しています。メールやWhatsAppといった日常的に使用されるコミュニケーションチャネルと直接連携し、受信した請求書や領収書を自動的に検出し、取り込み、処理します。これにより、手動でのアップロード、フォルダ内での検索、または複数のシステム間での反復的なデータ入力が不要になります。
主なポイント
- メールボックスおよびWhatsAppから請求書・領収書を自動的に取り込む機能
- スキャンまたはアップロードされた文書から日付、金額、仕入先、消費税などの重要な財務データをOCRで抽出する機能
- 文書タイプ、日付、メタデータに基づくリアルタイムでの分類・整理機能
- 月次経費の自動集計およびCSV／PDF／Excel形式での出力可能なサマリーレポート機能
- 全文書を検索可能かつ安全なクラウド上に保存・バックアップする機能
- 外国為替請求書への対応および自動通貨換算機能
- 主要ERPシステムとのネイティブ連携により、既存の会計環境を維持したまま利用可能
- 文書一覧の詳細サマリーを複数形式（例：CSV、PDF、Excel）でエクスポート可能
DoxBoxの仕組み
DoxBoxは、主に3つの入力チャネル（メール、WhatsApp、手動アップロード）を通じて動作します。有効化後、指定したメールアカウントおよびWhatsAppチャットを監視し、添付ファイルや転送された文書を自動検出します。検出されると、OCR技術を適用して日付、合計金額、仕入先、税額などの構造化された財務データを抽出し、各文書を「請求書」「領収書」などに分類して記録します。その後、標準化されたメタデータとともに、中央集約型の検索可能なリポジトリに保存されます。
また、モバイルまたはデスクトップ端末から文書を手動でスキャンまたはアップロードすることも可能です。スキャンされた領収書はOCR処理を自動的に開始し、アップロードされたファイルは関連する経費カテゴリに自動タグ付けされます。繰り返し発生する経費の追跡には、文書を期間と関連付けて月次サマリーを生成する機能が利用できます。すべての処理済み文書は確認・注釈追加・エクスポートが可能であり、処理状況（未処理／処理済み／エクスポート済み／確認待ちなど）はステータス表示で確認できます。
主な利点と用途
DoxBoxは、財務担当者による事務作業の負担を軽減し、手動データ入力やスプレッドシート・非構造化フォルダへの依存を排除します。中小企業では、支出・収入の監査証跡を確実に確保するために利用され、フリーランスは確定申告やクライアント請求の簡素化に活用します。また、会計士はクライアントからの文書受領プロセスを効率化し、帳簿業務の完了までの所要時間を短縮できます。
VAT計算、外国為替請求書の処理、ERP連携などの特定ワークフローに対応しており、複数の法域で事業展開する企業にも適しています。月次経費総額の自動集計および標準化されたレポート生成機能により、財務レビューの迅速化と予測精度の向上が実現します。また、既存の会計環境へのシームレスな統合により、ワークフローの再設計やカスタム開発を必要としません。
